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Comparta documentos en Office 2011 en su MacBook

Muchas aplicaciones de Mac OS X ofrecen sus propias funciones integradas para compartir documentos. Por ejemplo, Microsoft Office 2011 para Mac incluye funciones para compartir documentos y a nivel de archivos. Office 2011 es actualmente el paquete de productividad más popular disponible para Mac OS X.

Funciones para compartir documentos de Office 2011

Encontrará varios comandos que ayudan a varios usuarios a realizar un seguimiento de los cambios que se han realizado en un documento de Office compartido. Probablemente la más familiar sea la función de seguimiento de revisiones de Word, pero también hay otras:

  • Marcas de revisión: si varios usuarios editan un documento, ¿cómo puede saber quién hizo qué? Mediante el uso de marcas de revisión, que aplican diferentes colores a los cambios realizados por diferentes editores, esas adiciones y eliminaciones pueden aceptarse o rechazarse individualmente en una fecha posterior. En el peor de los casos, puede rechazar todos los cambios y devolver el documento a su estado original.

  • Comparar documentos: el uso de esta función le permite comparar un documento revisado con el original (si, por supuesto, todavía tiene el archivo original a mano).

  • Comentarios: los editores también pueden conversar dentro de un documento mediante el uso de comentarios incrustados. Estos no cambian el contenido del archivo de Word de la forma en que lo hacen las marcas de revisión, pero almacenan comentarios y notas de una manera entre bastidores. (Piense en un Mac OS X Sticky que aparece dentro de un documento). Nuevamente, el autor de cada comentario aparece en la lista, lo que permite una comunicación (a veces acalorada) dentro del cuerpo de un documento.

  • Resaltando: Has escuchado el viejo chiste sobre. . . Bueno, de todos modos, un marcador de resaltado tradicional es bastante inútil en un monitor de computadora (dejando un desastre desagradable para que el próximo usuario lo limpie), pero Word permite múltiples colores de resaltado para identificar texto. (Y para alguna broma ocasional, no hay nada como agregar ocho colores de resaltado diferentes a esa importante propuesta. Solo asegúrese de que su currículum esté actualizado).

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Funciones de uso compartido de archivos de Office 2011

Junto con los comandos para compartir a nivel de documento, encontrará que las aplicaciones de Office 2011 también ofrecen funciones para compartir que controlan el acceso al archivo del documento. Puede agregar protección con contraseña a cualquier documento de Office 2011. Siga estos pasos con un documento creado en Word, Excel o PowerPoint:

  1. Elija Archivo → Guardar como.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar como que aparece, haga clic en Opciones para mostrar el panel Guardar preferencias.

  3. Haga clic en el botón Mostrar todo de la barra de herramientas.

  4. Haga clic en Seguridad para mostrar el panel de Preferencias.

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  5. Para proteger el documento con contraseña, ingrese una contraseña en el campo Contraseña para abrir.

    Esta contraseña debe proporcionarse al abrir el documento.

    Si lo desea, puede ingresar otra contraseña en el campo Contraseña para modificar. Esta segunda contraseña también sería necesaria para modificar el documento.

    Ambas contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

  6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios de preferencia y regresar a su documento.

Piense en el cuadro de diálogo Proteger documento en Word, desde el cual puede proteger contra escritura ciertos elementos de manera efectiva, como un nivel adicional de seguridad en un entorno multiusuario. En esta aplicación de Office, puede proteger las marcas de revisión, los comentarios y las secciones de un documento que contiene formularios.

Se puede agregar una contraseña si lo desea. Para mostrar el cuadro de diálogo Proteger documento, haga clic en Herramientas en cualquiera de las aplicaciones de Office 2011 y elija Proteger documento en el menú.

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