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Cómo usar la aplicación Numbers en tu iMac

El programa de hoja de cálculo Numbers, que se puede descargar gratis de la App Store, puede ayudarlo a organizar datos y analizar decisiones financieras importantes para el hogar y la empresa, ¡desde el presupuesto familiar hasta las estadísticas de ventas de su empresa!

Los números pueden abrir, editar y guardar hojas de cálculo creadas con Microsoft Excel. Sin embargo, tenga en cuenta que no todas las funciones de Excel son compatibles con Numbers.

Cómo crear un nuevo documento de Numbers

Al igual que Pages, Numbers incluye una selección de plantillas que puedes modificar rápidamente para crear una nueva hoja de cálculo. Por ejemplo, después de algunas modificaciones, puede usar fácilmente las plantillas Presupuesto, Comparación de préstamos e Hipoteca para crear sus propias hojas de cálculo.

Para crear un archivo de proyecto de hoja de cálculo, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el icono de Launchpad en el Dock.
  2. Haga clic en el icono de Números.
  3. Haga clic en el botón Nuevo documento en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo Abrir que aparece.
    Numbers muestra la ventana Choose a Template, que se muestra en la figura. (Para mostrar la ventana Elegir una plantilla e iniciar un nuevo proyecto de Numbers en cualquier momento, simplemente elija Archivo → Nuevo).
  4. En la lista de la izquierda, haga clic en el tipo de documento que desea crear.
    Las miniaturas de documentos en el centro se actualizan con plantillas que coinciden con su elección.
  5. Haga clic en la plantilla que más se ajuste a sus necesidades.
  6. Haga clic en el botón Elegir para abrir un nuevo documento con la plantilla que seleccionó.
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¡Oye, estas plantillas no dan miedo en absoluto!

Cómo abrir un archivo de hoja de cálculo existente

Si ves un documento de Numbers existente en una ventana del Finder o en la ubicación de Todos mis archivos (o lo encuentras usando Spotlight), simplemente haz doble clic en el ícono del documento de Numbers para abrirlo. Numbers carga y muestra automáticamente la hoja de cálculo.

Es igualmente fácil abrir un documento de Numbers desde el programa. Sigue estos pasos:

  1. Si Numbers aún no se está ejecutando, haga clic en el icono de Numbers del Launchpad para ejecutar el programa.
  2. Presione Comando + O para mostrar el cuadro de diálogo Abrir.
  3. Si la hoja de cálculo está almacenada en su iCloud Drive, haga clic en el elemento Números debajo del encabezado de iCloud en la barra lateral a la izquierda del cuadro de diálogo y luego haga doble clic en la miniatura del documento deseado para cargar la hoja de cálculo.
    Las tres aplicaciones de productividad de Apple (Pages, Numbers y Keynote) cuentan con un cuadro de diálogo Abrir que puede mostrar el contenido de tu iCloud Drive, así como el disco interno de tu iMac.
  4. Si el documento está almacenado en la unidad interna de su iMac, su red o una de sus ubicaciones favoritas, haga clic en la unidad o carpeta deseada en la barra lateral a la izquierda del cuadro de diálogo. Explore las carpetas y subcarpetas hasta que encuentre el documento de Numbers que desee y haga doble clic en la miniatura del documento para cargar la hoja de cálculo.

Si no está seguro de dónde está el documento, haga clic en el cuadro de búsqueda en la parte superior del cuadro de diálogo Abrir y escriba una parte del nombre del documento o incluso una palabra o dos del texto que contiene. Tenga en cuenta que puede optar por buscar su unidad, su iCloud Drive o ambas.

Si desea abrir una hoja de cálculo en la que ha estado trabajando durante los últimos días, elija Archivo → Abrir reciente para mostrar los documentos de Numbers con los que ha trabajado recientemente.

¡Guarde esas hojas de cálculo!

Gracias a la función de guardado automático de macOS, ya no tienes que temer perder una gran cantidad de trabajo debido a una batería que se agota o un error de un compañero de trabajo. Sin embargo, si no eres un gran fanático de volver a escribir datos, punto, también puedes guardar tus hojas de cálculo manualmente después de realizar un cambio importante. Siga estos pasos para guardar su hoja de cálculo en una unidad o carpeta específica en su iMac:

1. Presione Comando + S.

Si está guardando un documento que aún no se ha guardado, aparece la hoja Guardar como.

2. Escriba un nombre de archivo para su nueva hoja de cálculo.

3. Abra el menú emergente Dónde y elija una ubicación en la que guardar el archivo.
Las ubicaciones comunes son su unidad iCloud, escritorio, carpeta de documentos y carpeta de inicio.

Si la ubicación que desea no aparece en el menú emergente Dónde, haga clic en el botón de flecha hacia abajo junto al cuadro de texto Guardar como para mostrar el cuadro de diálogo Guardar como completo. Haga clic en la unidad deseada en la lista de Dispositivos a la izquierda del cuadro de diálogo y luego haga clic en carpetas y subcarpetas hasta llegar a la ubicación deseada. Alternativamente, escriba el nombre de la carpeta en el cuadro de búsqueda de Spotlight en la parte superior derecha y haga doble clic en la carpeta deseada en la lista de nombres coincidentes. (Como beneficio adicional, también puede crear una nueva carpeta en el cuadro de diálogo completo Guardar como).

4. Haga clic en Guardar.

Después de guardar un documento de Numbers por primera vez, puede crear una versión de ese documento seleccionando Archivo → Guardar. Para revertir el documento actual a una versión anterior, elija Archivo → Revertir a. Puede optar por volver a la última versión guardada, o puede hacer clic en Examinar todas las versiones para ver varias versiones del documento y elegir una de ellas a la que volver.

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Explorando la ventana de Numbers

Apple ha hecho un gran trabajo al minimizar la complejidad de la ventana de Numbers. La figura 18-2 ilustra estos principales puntos de interés:

  • Pestañas de Hojas de cálculo: cuando un proyecto contiene varias hojas de cálculo, Numbers indica las hojas de cálculo en la barra de pestañas de Hojas en la parte superior de la ventana. Para cambiar entre hojas de cálculo en un proyecto, haga clic en la pestaña deseada.
  • Lienzo de hoja: Numbers muestra las filas y columnas de su hoja de cálculo en esta sección de la ventana; ingresa y edita valores de celda dentro del lienzo de la hoja.
  • Barra de herramientas: la barra de herramientas de Numbers mantiene los comandos más comunes que usará al alcance de la mano.
  • Inspector: ubicado en el lado derecho de la ventana de Números, el Inspector muestra controles de edición para el objeto que está seleccionado actualmente, independientemente de si es una selección de texto, una tabla o una sola celda. (Si ingresa un signo igual [=] en una celda para crear una fórmula, el Inspector muestra la lista Función, donde puede especificar un cálculo que Numbers debe realizar).
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La ventana de Números muestra sus cosas.

Navegar y seleccionar celdas en una hoja de cálculo de Numbers

Puede usar las barras de desplazamiento para moverse por la hoja de cálculo, pero cuando ingresa datos en las celdas, mover los dedos del teclado es una molestia. Numbers tiene varias teclas de atajo de navegación útiles que puede utilizar, como se muestra. Después de guardar estas claves en la memoria, su nivel de productividad se disparará directamente a la cima.

Teclas de método abreviado de movimiento en números

Combinación de teclas o teclas Donde se mueve el cursor
Flecha izquierda (←) Una celda a la izquierda
Flecha derecha (→) Una celda a la derecha
Flecha hacia arriba (↑) Una celda arriba
Flecha hacia abajo (↓) Una celda abajo
Hogar Al comienzo de la hoja de trabajo activa
Fin Al final de la hoja de trabajo activa
Página abajo Abajo una pantalla
Página arriba Una pantalla arriba
Regreso Una celda hacia abajo (también funciona dentro de una selección)
Pestaña Una celda a la derecha (también funciona dentro de una selección)
Mayús + Entrar Una celda hacia arriba (también funciona dentro de una selección)
Mayús + Tabulador Una celda a la izquierda (también funciona dentro de una selección)

También puede usar el mouse o el trackpad para seleccionar celdas en una hoja de cálculo:

  • Para seleccionar una sola celda, haga clic en ella.
  • Para seleccionar un rango de celdas adyacentes, haga clic en una celda en cualquier esquina del rango que desee y arrastre en la dirección que desee.
  • Para seleccionar una columna de celdas, haga clic en el botón de encabezado alfabético en la parte superior de la columna.
  • Para seleccionar una fila de celdas, haga clic en el botón de encabezado numérico en el extremo izquierdo de la fila.

Ingresar y editar datos en una hoja de cálculo de Numbers

Después de navegar a la celda en la que desea ingresar datos, estará listo para ingresar sus datos. Siga estos pasos para ingresar Eso importante:

  1. Haga clic en la celda o presione la barra espaciadora.
    Aparece un cursor que indica que la celda está lista para contener cualquier dato que escriba.
  2. Ingrese sus datos.

    Las hojas de cálculo pueden usar números y caracteres alfabéticos dentro de una celda; cualquier tipo de información se considera datos en Spreadsheet World.

  3. Cuando esté listo para continuar, presione Retorno (para guardar los datos y mover una celda hacia abajo) o presione Tab (para guardar los datos y mover una celda hacia la derecha).

¿Cometer un error? No es gran cosa:

  • Para editar datos: haga clic dentro de la celda que contiene el error de datos (para seleccionar la celda) y luego haga clic en la celda nuevamente para mostrar el cursor de inserción. Arrastre el cursor de inserción por los caracteres para resaltarlos y luego escriba los datos de reemplazo.
  • Para eliminar caracteres: seleccione la celda, luego resalte los caracteres y presione Eliminar.

Selección del formato numérico correcto en números

Después de ingresar sus datos (en una celda, fila o columna), es posible que deba formatearlos para que aparezcan correctamente. Por ejemplo, supongamos que desea que determinadas celdas muestren un tipo específico de número, como una cantidad en dólares, un porcentaje o una fecha. Numbers le ofrece una selección saludable de posibilidades de formato de números.

Los caracteres y las reglas de formato, como los lugares decimales, las comas y la notación de dólares y porcentajes, son parte del formato de números. Si su hoja de cálculo contiene unidades monetarias, como dólares, formatéela como tal. Luego, todo lo que necesita hacer es escribir los números y el formato de moneda se aplica automáticamente.

Para especificar un formato de número, siga estos pasos:

  1. Seleccione las celdas, filas o columnas a las que desea dar formato.
  2. Haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas.
  3. Haga clic en la pestaña Celda en el Inspector.
  4. En el menú emergente Formato de datos, elija el tipo de formato que desea aplicar, como se muestra aquí.
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Desde el Inspector, puede formatear los datos que ha ingresado.

Alinear el texto de la celda en Numbers

También puede cambiar la alineación del texto en las celdas seleccionadas. La alineación predeterminada es alineada a la izquierda para el texto y alineada a la derecha para los datos numéricos. Sigue estos pasos:

  1. Seleccione las celdas, filas o columnas a las que desea dar formato.
  2. Haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas.
  3. Haga clic en la pestaña Texto del Inspector para mostrar la configuración que se muestra aquí.
  4. Haga clic en el botón Alineación correspondiente para elegir el tipo de formato que desea aplicar.
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Puede elegir izquierda, derecha, centro y justificado (así como los valores predeterminados de texto a la izquierda y números a la derecha). También puede formatear el texto para alinearlo en la parte superior, central o inferior de una celda.

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Establecer la alineación del texto dentro de una celda.

¿Necesita separar el contenido de algunas celdas? Por ejemplo, es posible que deba crear títulos de texto para algunas columnas y filas o resaltar los totales en una hoja de cálculo. Para cambiar dicho formato, seleccione las celdas, filas o columnas que desee formatear y luego abra los botones Familia de fuentes, Tamaño de fuente o Color de fuente en la pestaña Texto.

Dar formato a números con sombreado

Sombrear el contenido de una celda, fila o columna es útil cuando su hoja de cálculo contiene subtotales o divisiones lógicas. Siga estos pasos para sombrear celdas, filas o columnas:

  1. Seleccione las celdas, filas o columnas a las que desea dar formato.
  2. Haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas.
  3. Haga clic en la pestaña Celda del Inspector.
  4. Haga clic en el triángulo junto al encabezado Relleno y elija una opción de sombreado en el menú emergente Relleno.
    La siguiente figura muestra los controles para un relleno degradado.
  5. Haga clic en el cuadro de color para seleccionar un color para su sombreado.
    Numbers muestra un selector de color (también mostrado).
  6. Haga clic para seleccionar un color.
  7. Después de lograr el efecto que desea, vuelva a hacer clic en el cuadro de color para cerrar el selector de color.
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Agregar sombreado y colores a celdas, filas y columnas es fácil en Numbers.

También puede agregar un borde personalizado a las celdas, filas y columnas seleccionadas desde la pestaña Celda. Haga clic en el triángulo junto al encabezado Borde para seleccionar solo el borde derecho.

Insertar y eliminar filas y columnas en Numbers

¿Qué es eso? ¿Olvidó agregar una fila y ahora tiene tres páginas en la entrada de datos? No hay problema. Puede agregar o eliminar filas y columnas fácilmente. Primero, seleccione la fila o columna adyacente a donde desea insertar (o eliminar) una fila o columna y realice una de las siguientes acciones:

  • Para una fila: haga clic con el botón derecho y elija Agregar fila arriba, Agregar fila debajo o Eliminar fila en el menú contextual que aparece.
  • Para una columna: haga clic con el botón derecho y elija Agregar columna antes, Agregar columna después o Eliminar columna en el menú contextual que aparece.

Si selecciona varias filas o columnas, haga clic con el botón derecho y elija Agregar. Numbers inserta el mismo número de filas o columnas nuevas que seleccionó.

También puede insertar filas y columnas a través del menú Tabla en la parte superior de la ventana Números.

La fórmula es tu amiga

Es hora de hablar de fórmulas, que son ecuaciones que calculan valores en función del contenido de las celdas que especifica en su hoja de cálculo. Por ejemplo, si designa la celda A1 (la celda de la columna A en la fila 1) para contener su salario anual y la celda B1 para contener el número 12, puede dividir el contenido de la celda A1 por la celda B1 (para calcular su salario mensual) escribiendo esta fórmula en cualquier otra celda:

= A1 / B1

Las fórmulas en Números siempre comienzan con un signo igual y también pueden incluir una o más funciones. Una función es un cálculo matemático, estadístico o de ingeniería preestablecido que se realizará, como calcular la suma o el promedio de una serie de celdas.

Entonces, ¿cuál es el problema, Mark? ¿Por qué no usar una calculadora? Claro que podrías. Pero quizás quieras calcular tu salario semanal. En lugar de tomar un lápiz y papel, simplemente puede cambiar el contenido de la celda B1 a 52, y ¡boom! – la hoja de cálculo se actualiza para mostrar su salario semanal.

Ese es un ejemplo simple, por supuesto, pero demuestra los conceptos básicos del uso de fórmulas (y la razón por la que las hojas de cálculo se usan a menudo para predecir tendencias y pronosticar presupuestos). Es la herramienta hipotética elegida por todos los que trabajan con datos numéricos.

Para agregar una fórmula simple dentro de una hoja de cálculo, siga estos pasos:

1. Seleccione la celda que contendrá el resultado de su cálculo.

2. Escriba = (el signo igual).

El cuadro de fórmula aparece dentro de los límites de la celda.

3. Haga clic en el botón Formato en la barra de herramientas de Números para mostrar las funciones disponibles en el Inspector, como se muestra.

4. Haga clic en la categoría de cálculo que desee en la columna izquierda del Inspector.

En lugar de desplazarse por toda la biblioteca de funciones, es más fácil elegir una categoría, como Financiero para su hoja de cálculo de presupuesto, para filtrar la selección. (Alternativamente, puede hacer clic en el cuadro de búsqueda y escribir un nombre de función o una palabra clave).

Para mostrar más información sobre una función específica, haga clic en ella en la columna derecha del Inspector. Al elegir la función SUM, aparece una descripción en la parte inferior del Inspector.

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5. Después de seleccionar la función perfecta en la columna de la derecha, haga clic en el botón Insertar función.

La función aparece en el cuadro Fórmula, junto con los argumentos que requiera.

En caso de que no esté familiarizado con el término
argumento, se refiere a un valor especificado en una celda que utiliza una fórmula. Por ejemplo, la fórmula SUM agrega el contenido de cada celda que especifique para producir un total; cada uno de esos valores de celda es un argumento.

6. Haga clic en un botón de argumento en la fórmula y haga clic en la celda que contiene los datos correspondientes.

Numbers agrega automáticamente la celda que indicó a la fórmula. Repita este paso para cada argumento de la fórmula.

7. Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Aceptar (la marca de verificación verde) para agregar la fórmula a la celda.

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Si tiene que usar fórmulas, al menos Numbers puede ingresarlas por usted.

¡Eso es! Su fórmula ahora está lista para trabajar entre bastidores, haciendo cálculos por usted para que aparezcan los números correctos en la celda que especificó.

Agregar impacto visual con un gráfico

A veces, solo tiene que ver algo para creerlo, por lo que puede ser útil usar los datos que ha agregado a una hoja de cálculo para generar un gráfico de aspecto profesional. Una vez que haya ingresado los datos que desea graficar, siga estos pasos:

1. Seleccione las celdas adyacentes que desea representar arrastrando.

Para elegir celdas individuales que no sean adyacentes, puede mantener presionada la tecla Comando mientras hace clic.

2. Haga clic en el botón Gráfico en la barra de herramientas Números.

El botón Gráfico tiene el símbolo de un gráfico de barras.

Numbers muestra el menú de miniaturas que se muestra.
Tenga en cuenta que puede mostrar diferentes categorías de gráficos haciendo clic en una de las tres pestañas en la parte superior (2D / 3D / Interactivo), y puede desplazarse por el menú para revelar miniaturas adicionales usando los botones de flecha izquierda y derecha.

3. Haga clic en la miniatura del tipo de gráfico que desee.

Numbers inserta el gráfico como un objeto dentro de su hoja de cálculo para que pueda mover el gráfico. Puede arrastrar usando los controladores que aparecen en el exterior del cuadro del objeto para cambiar el tamaño de su gráfico.

Con su gráfico seleccionado, haga clic en el botón Formato de la barra de herramientas para mostrar a su viejo amigo el Inspector, completo con los controles que puede utilizar para personalizar la apariencia de su gráfico. Por ejemplo, puede cambiar los colores y agregar (o eliminar) el título y la leyenda.

4. Para cambiar el título predeterminado, haga clic en el cuadro de título para seleccionarlo; haz clic de nuevo para editar el texto.

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Numbers muestra el rango de estilos de gráficos que puede usar.

Cómo imprimir su hoja de cálculo de Numbers

Usted puede enviar una hoja de cálculo de números a una impresora USB o de red compartida o, si prefiere crear una copia electrónica del documento como un PDF de Adobe, puede hacer clic en el botón PDF que aparece en los números de diálogo Imprimir y seleccione una ubicación donde se guardará el archivo.

Para imprimir una hoja de cálculo de Numbers en su impresora predeterminada, siga estos pasos:

1. Elija Archivo → Imprimir en la barra de menú de Números para mostrar la ventana Configurar impresión.

Dado que un documento de Numbers puede contener varias hojas de cálculo, puede seleccionar una hoja de cálculo específica para imprimir (haciendo clic en ella en la cuadrícula y haciendo clic en el botón de opción Imprimir esta hoja en la parte inferior de la ventana), o puede imprimir todas las hojas de cálculo en el documento ( haciendo clic en el botón de opción Imprimir todas las hojas).

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Opciones disponibles en la ventana Configuración de impresión de Numbers.

2. Haga clic en la orientación de página deseada.

Las hojas de cálculo con una gran cantidad de columnas a menudo se imprimen en orientación horizontal para garantizar que todo encaje en la página. También puede escalar la hoja de cálculo para que se ajuste automáticamente a la página haciendo clic en el botón Ajustar (junto al control deslizante Escala de contenido).

3. Haga clic en Imprimir en la parte inferior de la ventana.

Numbers muestra el cuadro de diálogo Imprimir que se muestra. Para mostrar configuraciones adicionales, haga clic en el botón Mostrar detalles en la parte inferior de la hoja.

4. Haga clic en el campo Copias e ingrese el número de copias que necesita.

5. Seleccione las páginas para imprimir:

  • Para imprimir la hoja de cálculo completa, seleccione Todo.
  • Para imprimir un rango de páginas seleccionadas, seleccione el botón de opción Desde e ingrese las páginas inicial y final.

6. Haga clic en el botón Imprimir para enviar el documento a su impresora.

Haga clic en el elemento del menú Compartir para enviar una copia de la obra maestra de su hoja de cálculo a otras personas. Haga clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas para permitir que otros vean o editen su hoja de cálculo desde su iCloud Drive como un documento compartido.

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Listo para seleccionar el número de copias y las páginas a imprimir.

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