Un aviso justo a tiempo.

Cómo crear un aviso de privacidad

Su Aviso de privacidad debe ser lo más fácil de usar y comprensible para el interesado, lo que a menudo es una tarea difícil cuando se incluye información detallada y referencias a legislación compleja.

Las autoridades supervisoras lo alientan a utilizar los siguientes elementos, tal vez con íconos para llamar la atención, para comunicar su Aviso de privacidad a los interesados:

  • Aviso de privacidad en capas: este diseño hace que el texto sea más fácil de leer y comprender al “fragmentar” el texto debajo del texto debajo de los encabezados plegables que se pueden expandir para revelar más información, como se muestra en la siguiente figura. El texto de una sección se oculta hasta que lo expande haciendo clic en el signo más (+). Esto hace que el Aviso de privacidad sea más fácil de navegar y leer porque el usuario no encuentra un documento de texto sin formato extenso.
aviso de privacidad en capas
Los usuarios pueden navegar más fácilmente por un Aviso de privacidad en capas.
  • Panel de control de privacidad: un panel de control brinda a los interesados ​​el control de ciertas configuraciones de privacidad y se puede usar para permitirles dar (y retirar) su consentimiento , como se muestra en la siguiente figura. Debe proporcionar enlaces al Aviso de privacidad desde cada una de las diversas preferencias para explicar cómo se procesarán los datos.
panel de privacidad
Se puede acceder al panel de privacidad de Microsoft después de iniciar sesión.
  • Video: un videoclip corto puede ser una forma efectiva y apropiada de comunicar su Aviso de Privacidad a los interesados. Puede ver este gran ejemplo de un Aviso de privacidad en video , preparado por The Guardian (un diario del Reino Unido).
  • Aviso justo a tiempo: este cuadro de su sitio web aparece en el punto en el que un interesado proporciona datos personales. El aviso, como se muestra en la siguiente figura, brinda detalles breves sobre cómo se utilizan los datos y proporciona un enlace al Aviso de privacidad completo.
Un aviso justo a tiempo.
Un aviso justo a tiempo.

A menudo, la tecnología requerida para los elementos de esta lista (el tiempo y el costo de producir videos, por ejemplo) actúa como una barrera para las pequeñas empresas que producen Avisos de privacidad en este sentido. Eso significa que las pequeñas empresas se las arreglan con tener una página web con un Aviso de privacidad en texto normal, sin capas, panel de control o video, y eso está bien. El hecho de que no tenga todas las comodidades no significa que no lo cumpla.

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Sin embargo, cuando se trata de notificaciones justo a tiempo, suponga que está recopilando datos personales a través de su sitio web (por ejemplo, a través de una consulta de atención al cliente) y decide obtener el consentimiento en virtud de una casilla de verificación porque también está va a utilizar sus datos para enviarles un boletín. En este caso, necesita una solución técnica para obtener esa marca y mantener un registro de ese consentimiento. Afortunadamente, existen soluciones asequibles, como Lead Pages, Optimizepress, Click Funnels, Mailchimp y Aweber, por nombrar solo algunas.

Algunas organizaciones pueden pensar que es apropiado agregar este texto debajo del cuadro de registro: “Nunca compartiremos su información con terceros”. Es probable que esto no es un reflejo exacto, porque la inmensa mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, será compartir ciertos datos con procesadores de datos de terceros, tales como proveedores de servicios cloud o proveedores de servicios de correo electrónico. Lo que probablemente quieren decir, sin embargo, es que no compartirán sus datos con terceros para que esos terceros puedan enviarle spam. En su lugar, puede utilizar esta redacción: “Nunca venderemos sus datos a terceros”.

Es posible que se sienta tentado a copiar el Aviso de privacidad de otra empresa para ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, desaconsejo hacer esto, por estas tres razones:

  • El uso de datos personales de dos empresas no será el mismo. Si copia el Aviso de privacidad de otra empresa, no reflejará los flujos de datos reales y la posición real sobre la forma en que protege los datos personales dentro de su empresa. Debe realizar su propio inventario de datos y asegurarse de que toda esa información se refleje correctamente en su Aviso de Privacidad.
  • Copiar el aviso de otra empresa puede infringir sus derechos de propiedad intelectual (o los del abogado que lo redactó). Esto podría resultar en un reclamo en su contra.
  • Cualquier autoridad supervisora ​​considerará desfavorablemente la protección de datos y no ponerla en el centro de su negocio. Si, durante una auditoría o en el curso de la investigación de una queja, una autoridad supervisora ​​ve que simplemente ha copiado un Aviso de privacidad de otra empresa, puede tomar medidas de cumplimiento en su contra, como entregar un aviso de cumplimiento o emitir una multa.
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Los avisos de ejecución se hacen públicos. Aunque no sea multado, esto aún puede tener un impacto negativo en su reputación cuando sus clientes lo descubran, o cuando sus competidores lo anuncien por usted.

Comunique su Aviso de Privacidad

Si está recopilando datos personales directamente del sujeto de datos, la información incluida en el Aviso de privacidad debe proporcionarse en el punto de recopilación de los datos.

Es un error común pensar que necesita que las personas “estén de acuerdo” o “den su consentimiento” a su Aviso de privacidad: ese no es el caso. El consentimiento es solo uno de los motivos legales para procesar datos personales. Solicitar consentimiento para todo el Aviso de privacidad no será un “consentimiento informado” y, por lo tanto, no será válido. Simplemente debe informar a las personas sobre lo que se encuentra en su Aviso de privacidad, no obtener su consentimiento o su aceptación.

Necesitará un Aviso de privacidad por separado para los empleados, que generalmente se les proporciona directamente en lugar de en su sitio web.

Comunicarse por correo electrónico

Si no ha obtenido los datos personales directamente del sujeto de los datos, tal vez los haya obtenido de un directorio de negocios en línea, por ejemplo, debe vincular su Aviso de privacidad en el primer correo electrónico que les envíe.

Debe verificar que está legalmente autorizado a enviar correos electrónicos a dichos interesados ​​sin su consentimiento.

Aunque es posible que ya haya proporcionado su Aviso de privacidad a los interesados ​​en el momento en que le proporcionaron sus datos, es una buena idea incluir un enlace a su Aviso de privacidad en el pie de página de cada correo electrónico que envíe.

Comunicar a través de su sitio web

Si tiene un sitio web, es el lugar obvio para mostrar su Aviso de privacidad. Por lo general, lo hace con un enlace al Aviso de privacidad en el pie de página de cada página de su sitio web, como se muestra en la siguiente figura. Recomiendo proporcionar este enlace en todos los puntos donde recopile datos personales, como un cuadro de suscripción al boletín o su formulario de contacto.

Aviso de privacidad vinculado al sitio web
Enlace a su Aviso de privacidad en el pie de página del sitio web.

Comunicarse por teléfono

Si está recopilando datos personales por teléfono, debe remitir a las personas a su Aviso de privacidad. Normalmente, esto se hace antes de que se inicie la llamada, con un mensaje grabado que se entrega durante un período de espera. Puede proporcionar detalles breves de las partes más importantes del Aviso de privacidad, como el derecho a optar por no recibir comunicaciones de marketing, y luego remitir a las personas que llaman a su sitio web para obtener el Aviso de privacidad completo.

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Comunicarse en persona

Si recopila datos personales en persona (por ejemplo, en su tienda o en un evento), debe poner a disposición el Aviso de privacidad en este momento. Es suficiente tener un cartel con detalles breves del Aviso de privacidad y un enlace que remite a las personas al Aviso de privacidad en su sitio web. También puede guardar una copia impresa del Aviso de privacidad detrás del mostrador, en caso de que alguien quiera leerlo porque no puede acceder al sitio web.

Si recolecta tarjetas de presentación en un evento de networking, tal vez a través de un sorteo de premios para obtener más tarjetas, debe colocar un cartel con detalles breves del Aviso de privacidad y un enlace que remite a las personas al Aviso de privacidad en su sitio web. Nuevamente, considere tener el Aviso de privacidad completo en papel para que las personas que no puedan acceder a la versión en su sitio web puedan revisarlo si lo desean.

En teoría, puede proporcionar todo su Aviso de privacidad de forma oral. Sin embargo, para incluir toda la información establecida en el RGPD, estaría hablando durante mucho tiempo. Además, deberá mantener un registro de haber proporcionado la información requerida (y de cualquier consentimiento relevante que se le haya proporcionado oralmente).

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